Dalam kehidupan sehari-hari, ada jenis pekerjaan berulang yang memakan waktu lumayan lama melalui komputer. Saat melakukan jenis tugas ini, berpotensi besar terjadinya kesalahan karena aktivitas berulang yang membosankan. Saat karyawan kewalahan dalam mengerjakan tumpukan tugas berulang (repetitive task) yang dikejar deadline tapi membutuhkan akurasi dalam pengerjaan nya seperti proses accounts payable, payroll, rekonsiliasi bank hingga proses invoice, seringkali mereka tidak sempat memikirkan hal yang lain lagi sehingga mengakibatkan peningkatan peluang terjadinya human error yang berujung kesalahan dalam pekerjaan.
Sudah saatnya bagi manusia untuk melakukan pekerjaan yang lebih efisien dan menggunakan robot untuk berbagai tugas berulang yang membosankan, otomatisasi proses robot (RPA) dapat membantu perusahaan yang membuat bisnis mereka lebih menguntungkan, fleksibel, responsif dan juga bisa mengurangi terjadinya Human Error. Pada era ini, masyarakat, khususnya pelaku bisnis, berlomba-lomba untuk menjadi lebih efisien dan produktif. Itulah sebabnya banyak perusahaan menggunakan RPA (Robotic Process Automation). Untuk informasi lebih lanjut akan dijelaskan dalam Segala Hal Tentang RPA pada artikel ini.
Apa itu RPA?
Robotic Process Automation atau RPA adalah teknologi perangkat lunak untuk membangun, menyebarkan, dan mengelola software robotic agar dapat meniru tindakan yang biasa dilakukan oleh manusia yang berinteraksi dengan sistem digital untuk melakukan sebuah tugas dan proses bisnis yang sederhana dan berulang. Dalam konteks ini bukan berbentuk seperti robot yang dapat berjalan dan berbicara menyerupai manusia atau robot yang duduk didepan komputer layaknya manusia yang sedang bekerja. RPA merupakan software yang mampu meniru aktivitas manusia didalam sistem digital dengan kecepatan dan akurasi bisa mencapai 100%.
RPA adalah sebuah perangkat lunak yang dapat membantu kita menyelesaikan pekerjaan yang dilakukan pada sistem digital (komputer maupun perangkat mobile). RPA menirukan klik mouse dan ketukan keyboard untuk menyelesaikan proses pekerjaan. RPA dapat melakukan tindakan ringan yang dilakukan manusia saat berinteraksi dengan sistem maupun perangkat lunak digital. Seperti misalnya, melakukan navigasi sistem, mengidentifikasi data, hingga berbagai pekerjaan ringan lainnya yang dilakukan secara berulang.
RPA dapat digunakan di berbagai jenis industri, mulai dari perbankan, keuangan, asuransi, kesehatan, hingga manufaktur. RPA dapat membantu perusahaan dengan bekerja lebih cepat, konsisten, dan minim kesalahan jika dibandingkan dengan tenaga manusia.
Sejarah RPA
Istilah “robotic process automation” sendiri mulai terdengar di awal era 2000an. Namun sebetulnya, RPA sudah mulai berkembang beberapa tahun sebelumnya. RPA boleh dibilang merupakan evolusi dari tiga teknologi utama yaitu :
- screen scraping : Screen scraping adalah proses menemukan, mengekstrak, dan menyalin data dari internet untuk tujuan lain. Saat itu, jika sebuah bisnis ingin menerapkan screen scraping, diperlukan pengetahuan pemrograman yang luas, dan teknologi otomasi bergantung pada manusia.
- workflow automation : software workflow automation menghilangkan proses data entry manual sehingga dapat meningkatkan kecepatan, efisiensi, dan akurasi.
- artificial intelligence : artificial intelligence adalah sistem kecerdasan buatan yang mampu menjalankan tugas-tugas yang umumnya membutuhkan intervensi dan kecerdasan manusia.
Kurangnya akses ke teknologi otomatis mendorong pengembangan perangkat lunak manajemen proses yang lebih inovatif dan mudah beradaptasi untuk meningkatkan hubungan pelanggan, biaya operasional, dan manajemen alur kerja. Era 90-an perangkat lunak otomasi re-engineering menghasilkan perusahaan yang membutuhkan teknologi manajemen proses yang lebih baik dan lebih cepat menghadapi pasar yang sangat kompetitif. Dengan pergolakan dalam menerapkan teknologi otomatis perusahaan dalam proses mereka, perspektif pada sistem manajemen proses berubah. Bergerak maju ke tahun 2000-an, perusahaan mencari efektivitas maksimum daripada efisiensi, yaitu komputasi yang akurat dan keandalan dalam menangani informasi.
Kemunculan RPA dimulai dari masuknya dunia ke abad 21. Robotic Process Automation mengambil dari pendahulunya, screen scraping dan otomatisasi alur kerja untuk melakukan tugas, dari awal hingga akhir, tanpa campur tangan manusia.
Dekade berikutnya, yang ditandai dengan dimulainya Internet of Things (IoT) sekitar tahun 2009, merupakan representasi dari perkembangan kemajuan teknologi dan dunia yang terhubung oleh teknologi. Transformasi teknologi drastis dunia membawa kita ke revolusi otomatisasi keempat, yang melibatkan pengakuan arus utama RPA, dengan 2016 menandai lonjakan penjualan untuk service dan tools RPA dan penggabungan alat Kecerdasan Buatan (AI) dalam sistem RPA.
Karakteristik RPA
1. RPA bersifat non-invasif
RPA tidak memerlukan perubahan besar arsitektur TI atau integrasi mendalam dengan sistem yang mendasarinya. RPA menawarkan solusi yang andal, cepat, dan hemat biaya untuk integrasi “ringan” ke dalam proses dan aset TI.
2. RPA mudah untuk diskalakan
Jumlah pekerjaan yang terlibat dalam suatu proses dapat bervariasi, karena perubahan cenderung terjadi di sebagian besar lingkungan bisnis. Jika solusi RPA digunakan, perusahaan dapat dengan mudah beradaptasi dengan menaikkan atau menurunkan skala solusi, tergantung pada persyaratan.
Manfaat RPA
Dengan Robotic Process Automation segala jenis pekerjaan manual bervolume tinggi dan repetitif dapat diatasi sepenuhnya melalui otomatisasi. Maka dari itu, waktu yang sebelumnya digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut, dapat dialokasikan untuk mengembangkan bisnis Anda dalam hal lain yang lebih penting. berikut adalah beberapa manfaat RPA :
1. Menghemat Waktu
Otomatisasi proses memungkinkan Anda menghemat waktu pada proses internal, seperti membuat catatan karyawan baru, memproses klaim, memperbarui kata sandi secara massal, dll. Anda juga dapat melakukan hal-hal untuk klien dan supplier Anda dengan waktu yang lebih sedikit dan jumlah karyawan yang lebih sedikit, seperti memproses faktur dari vendor, memperbarui catatan pelanggan, menggabungkan informasi dari berbagai aplikasi TI untuk surat kepada pelanggan, dll.
2. Menghemat Biaya
Cara konvensional untuk membuat beberapa aplikasi IT terhubung satu sama lain dan mentransfer data dengan mulus membutuhkan API dari aplikasi ini untuk melakukan “integrasi”. Namun, membeli API ini untuk aplikasi TI berpemilik ini sepertinya akan mahal, terutama jika Anda ingin berintegrasi dengan solusi perusahaan besar seperti sistem ERP. Metode ini juga akan membutuhkan tim besar programmer yang sangat terampil untuk mengkonfigurasi koneksi antara beberapa aplikasi IT.
3. Meningkatkan Kepuasan Karyawan
Dengan RPA, karyawan dapat memberikan perhatian pada tugas-tugas yang lebih penting daripada menempatkan waktu mereka, menjadi tugas-tugas biasa dan berulang seperti memperbarui informasi ke dalam beberapa basis data.
Mampu mencurahkan lebih banyak waktu untuk kegiatan yang lebih berharga bagi bisnis, karyawan dapat memiliki rasa kepuasan kerja yang lebih baik. Mereka dapat fokus pada tugas yang paling baik dilakukan manusia seperti perencanaan, brainstorming kreatif untuk ide-ide baru, berbicara kepada pelanggan dan meyakinkannya untuk membeli lebih banyak produk, dll.
4. Fleksibel
Salah satu poin terkuat RPA adalah dapat menggunakan sistem IT yang sama dengan (full time equivalent) FTE atau (karyawan penuh waktu) dikurangi integrasi yang rumit dengan semua aplikasi. Teknologi ini juga dapat disesuaikan berdasarkan persyaratan.
5. RPA Dapat Diandalkan
Karena RPA adalah robot, ia tidak sakit, lelah, atau bosan. Selain itu, Anda dapat membuatnya merekam aktivitas yang telah diselesaikan sehingga Anda dapat melacak pekerjaan dengan mudah.
6. Berkualitas Tinggi dan Akurat
Karena manusia cenderung mengalami kelelahan, mereka mungkin melupakan banyak hal dan membiarkan tingkat kecerobohan dan kesalahan tertentu. Faktor manusia dapat berubah menjadi bencana bagi bisnis, karena kemungkinan mendistorsi data.
Setelah Anda mengajarkan langkah-langkah proses yang ditentukan untuk robot RPA, itu dapat melakukan tugas dengan tingkat akurasi yang tinggi, tidak seperti manusia yang mungkin membuat kesalahan, terutama ketika volume transaksi meningkat.
7. Produktivitas Lebih Tinggi
Robot RPA dapat bekerja 24 jam sehari, tujuh hari seminggu. Ini berarti bahwa Anda dapat menyelesaikan pekerjaan bahkan setelah Anda hidup, bernapas karyawan telah pensiun ke tempat tidur. Hal ini memungkinkan lebih banyak pekerjaan dilakukan per karyawan, sehingga meningkatkan produktivitas secara signifikan.
Skrip yang dibuat dalam Gleematic RPA dapat dipecah menjadi modul yang lebih kecil, ketika kemudian dapat digunakan kembali untuk beberapa proses. Ini lagi meningkatkan produktivitas karena Anda tidak harus membuat setiap skrip baru dari awal.
8. Patuh Terhadap Aturan yang Dibuat Pengguna
Robot RPA dapat mengikuti langkah-langkah tepat seperti yang dipersyaratkan sesuai peraturan pemerintah. Robot perangkat lunak ini juga tidak akan melewati langkah, sehingga Anda dapat memastikan kepatuhan terhadap proses Anda.
Cara Kerja RPA
RPA bekerja dengan cara meniru tugas-tugas yang biasa dilakukan oleh manusia dengan menggunakan program komputer. RPA mengikuti aturan atau instruksi yang telah ditentukan, sehingga dapat mengotomatisasi tugas-tugas yang berulang-ulang dengan cepat dan akurat. Berikut adalah langkah-langkah cara kerja RPA secara umum :
- Merekam proses bisnis
Pertama-tama, pengguna akan merekam proses bisnis yang ingin diotomatisasi dengan menggunakan software RPA. Dalam proses ini, RPA akan merekam setiap tindakan yang dilakukan oleh pengguna, seperti mengisi form, membuka email, dan lain sebagainya. - Membuat algoritma
Setelah merekam proses bisnis, RPA akan membangun algoritma yang dapat mengotomatisasi tugas-tugas tersebut. Algoritma ini akan mencakup semua tindakan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas secara otomatis. - Melakukan automasi
Setelah algoritma dibangun, RPA akan mulai melakukan automasi dengan mengikuti algoritma yang telah ditentukan. RPA akan mengikuti aturan yang telah ditetapkan dalam algoritma untuk menyelesaikan tugas secara otomatis. - Mengumpulkan data
RPA juga dapat mengumpulkan data dari tugas-tugas yang dilakukannya. Data ini dapat digunakan untuk menganalisis kinerja bisnis dan meningkatkan efisiensi.
Departemen yang biasa menerapkan RPA
Berikut adalah beberapa departemen dan proses yang umumnya bisa diterapkan RPA.
- Finance Departemen
- Process-to-pay
- Order-to-cash
- Record-to-report
- Supply Chain Departemen
- Inventory management
- Demand & supply
- Planning
- Human Resource Departemen
- Payroll
- Onboarding & offboarding
- Benefits administration
- Information Technology Department
- Server & app monitoring
- Routine maintenance & monitoring
- Customer Services Department
- Address change
- Password reset
- Payments
Contoh penerapan RPA
Setelah membahas mengenai apa itu RPA hingga manfaat dan beberapa departemen yang bisa menggunakan RPA, berikut adalah contoh penerapan software robotic ini dalam bisnis.